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COMMUNICATIONS UNIFIÉES : QUELS OUTILS POUR CONDUIRE LE CHANGEMENT ?

La communication unifiée n’est pas qu’une affaire de nouvelles technologies. Elle impacte également les collaborateurs et leurs façons de travailler. Or, si les jeunes générations s’accommodent aisément des nouveaux outils liés aux communications unifiées, cela ne saurait être systématiquement le cas de tous les collaborateurs de l’entreprise… Et c’est là que la conduite du changement trouve tout son sens.

Accompagner les usages de demain et s’assurer de l’adhésion de tous les collaborateurs ne sont pas, en matière de communications unifiées, de vains mots, mais une nécessité absolue pour garantir le succès d’un tel projet. Cette conduite du changement s’inscrit d’ailleurs dans toutes les étapes du projet de communications unifiées.

Mobilisez vos collaborateurs en amont

Dès la phase amont du projet, la conduite du changement sert à fédérer le plus grand nombre de collaborateurs

Dès la phase amont du projet, la conduite du changement sert à fédérer le plus grand nombre de collaborateurs. « Créer des comités utilisateurs mixtes qui regroupent DSI, managers, collaborateurs agiles avec les nouvelles technologies mais aussi ceux qui y sont réfractaires, permet par exemple de présenter le projet, son envergure, ses étapes, d’en identifier les éventuels freins, explique Carine Bour Business Developper chez NextiraOne. Plus les collaborateurs, et notamment les réfractaires au projet, sont intégrés en amont du projet, plus ils y trouveront un intérêt ». Cette première étape peut également s’accompagner d’une observation sur le terrain de la façon dont chacun travaille afin d’identifier les besoins en termes d’outils de communications unifiées, métier par métier.

Communication : faites preuve d’originalité !

A partir de ces démarches, l’entreprise est alors en mesure de déployer un plan de communication adapté au niveau de maturité de ses collaborateurs sur le sujet. « La communication est également une étape importante de la conduite du changement, précise Carine Bour. Elle peut prendre plusieurs formes : vidéos diffusées via le web, newsletter interne distribuée par exemple avec les bulletins de paie, compagne d’affichage avec des visuels accrocheurs ou pourquoi pas, un teasing sur le sujet ». Quels que soient les moyens utilisés dans le cadre de son plan de communication, ce dernier doit impérativement être initié dès le lancement du projet et couvrir toutes les étapes de son développement, jusqu’à sa mise en œuvre opérationnelle, le jour J, voir les jours suivants.

Formation : adaptez les supports aux profils des utilisateurs

Au-delà de la communication, la conduite du changement intègre également un important volet de formation. « Le support web et/ou vidéo suffira alors souvent pour que les collaborateurs les plus à l’aise avec les outils de communications unifiées se les approprient rapidement, précise Carine Bour. En revanche, pour ceux qui le sont moins, l’entreprise peut dans un premier temps organiser des workshops ou des ateliers afin de présenter les usages de ces outils et d’en favoriser la manipulation. La formation, via des référents, des tuteurs mais aussi des cours en présentiel ou en e-learning viendra dans un second temps ».

Une fois la solution opérationnelle, il est important de retourner à la rencontre des utilisateurs pour recueillir leur ressenti, identifier leurs incompréhensions et, si nécessaires, leur expliquer à nouveau le fonctionnement et les usages des nouveaux outils à leur disposition.

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